فن بیان مدیران | ۱۲ تکنیک که همه مدیران باید بدانند!

فن بیان مدیران، یکی از عوامل مؤثر در رهبری و مدیریت موفق سازمان‌ها است. مدیران با استفاده از توانایی‌های فن بیان، می‌توانند ارتباطات خود را با کارمندان بهبود بخشند، الهام بخشی و انگیزه بیشتری به تیم‌های خود بدهند و به ایجاد یک فرهنگ سازمانی سالم و موثر کمک کنند. در این مقاله، به بررسی اهمیت فن بیان برای مدیران، راهکارهای بهبود آن و اثرات مثبت آن در سازمان‌ها می‌پردازیم.

اهمیت فن بیان برای مدیران

در محیط کار، فن بیان مدیران یکی از عوامل کلیدی برای موفقیت فردی و سازمانی است. مدیران با استفاده از فنون بیان مناسب، قادر خواهند بود پیام‌ها و ارتباطات خود را به صورت واضح و قابل فهمی انتقال دهند و ارتباطات سالم و موثری را با کارمندان و تیم‌هایشان برقرار کنند. برای بهبود فن بیان مدیران، می‌توان از راهکارهای زیر استفاده کرد:

۱. استفاده از لحن مناسب با کارمندان

یکی از مهارت‌های اساسی در فن بیان مدیران، استفاده از لحن مناسب با کارمندان است. مدیران باید بتوانند در ارتباطات خود با کارمندان، از یک لحن روان، دوستانه و با احترام استفاده کنند. این امر به کارمندان احساس ارزشمندی می‌دهد و باعث بهبود روابط کاری و افزایش میزان همکاری می‌شود.

۲. از “ما” استفاده کنید نه “من”

یکی از روش‌های مؤثر برای بهبود فن بیان مدیران، استفاده از عباراتی مانند “ما” به جای “من” است. در بیان نظرات و ایده‌ها، استفاده از عباراتی که ایده را به عنوان یک تلاش گروهی مطرح می‌کنند، نشان می‌دهد که مدیر به همکاری تیم خود اعتقاد دارد و همه را در رسیدن به اهداف تشویق می‌کند.

۳. استفاده از مهارت‌های غیرکلامی

مدیران برای بیان افکار و احساسات خود، نه تنها باید از کلمات صحیح استفاده کنند، بلکه باید از مهارت‌های غیرکلامی هم استفاده کنند. بیان احساسات به‌وسیله برخی عوامل غیرکلامی مانند حرکات دست، نگاه چشم، اشاره‌ها و لبخند، می‌تواند ارتباطات مدیران را تقویت کند و تفاهم بیشتری را به همراه داشته باشد.

۴. قدردانی از تلاش‌ها و دستاوردهای کارمندان

یکی از اصول اساسی فن بیان مدیران، قدردانی از تلاش‌ها و دستاوردهای کارمندان است. مدیران باید بتوانند به‌صورت صادقانه از کارمندان خود برای تلاش‌هایشان تشکر کنند و به آنها ارزشمند بودن و دستاوردهایشان را نشان دهند. این اقدام به کارمندان انگیزه می‌دهد، اعتماد به نفس و خودارزیابی را تقویت می‌کند و باعث ایجاد یک محیط مثبت در سازمان می‌شود.

۵. انگیزه دادن به کارمندان

یکی از نقاط قوت فن بیان مدیران، توانایی ایجاد انگیزه در کارمندان است. مدیران باید بتوانند با استفاده از کلمات و عبارات مناسب، ارزش کارمندان را تأیید کنند و ایجاد شور و اشتیاق در آنها را به‌عنوان یک مسئولیت اساسی برای خود در نظر بگیرند. برای این منظور، مدیران می‌توانند با توضیح اهداف سازمانی، ارائه فرصت‌های رشد و توسعه، اعطای تحسین و پاداش‌های مناسب و به اشتراک گذاری داستان‌های الهام‌بخش، انگیزه کارمندان را بهبود بخشند.

۶. به کارمندان خود گوش دهید

یکی از مهمترین مهارت‌های فن بیان مدیران، گوش دادن به کارمندان است. مدیران باید به کارمندان خود به‌صورت فعال گوش دهند و به نیازها، نگرانی‌ها و ایده‌هایشان توجه کنند. این امر نه‌تنها اعتماد کارمندان را تقویت می‌کند، بلکه باعث افزایش ارتباط میان مدیر و کارمند می‌شود. برای بهترین نتیجه، مدیران باید به صورت فعال به گفتگو پرداخته، سوالات مطرح کنند و احساسات و نظرات کارمندان را به‌طور جدی در نظر بگیرند.

۷. استفاده از نظر کارمندان

یکی از جوانب مهم در فن بیان مدیران، استفاده از نظر کارمندان است. مدیران باید توانایی گوش دادن به نظرات و ایده‌های کارمندان را داشته باشند و آنها را به درستی ارزیابی کنند. این کار به کارمندان احساس تحت تأثیر قرار گرفتن می‌دهد و به ارتقای احساس مشارکت و تعلق به سازمان کمک می‌کند. همچنین، از طریق بحث و گفتگو با کارمندان، مدیران می‌توانند از تجربیات و دیدگاه‌های آنان بهره‌برداری کنند و روابطی مؤثر و دوسویه را با کارمندان خود برقرار کنند.

۸. به اندازه صحبت کنید

مهارت دیگری که مدیران باید در فن بیان خود توسعه دهند، توانایی صحبت کردن به اندازه مناسب است. مدیران باید بتوانند اطلاعات لازم را بیان کنند، اما به طور همزمان، باید توجه خود را به نیازها و توقعات کارمندان نیز جلب کنند. صحبت کردن به طور متعادل، با حفظ تعادل بین جزئیات و مفاهیم کلی، باعث می‌شود که کارمندان بتوانند مطلب را به طور کامل درک کنند و مشتاقانه در فعالیت‌های سازمانی مشارکت کنند.

۹. توانایی مذاکره کردن

مدیران با برقراری توانایی مذاکره کردن، می‌توانند تأثیر قابل توجهی در ارتباطات خود با کارمندان و همچنین در رسیدن به توافقات مؤثر داشته باشند. توانایی مذاکره کردن شامل مهارت‌هایی مانند گوش دادن به نقاط نظر مختلف، پیدا کردن نقاط مشترک، ارائه استدلال منطقی، مدیریت تنش‌ها و رسیدن به توافقات مقابله‌ای است. این توانایی باعث می‌شود که مدیران بتوانند در مواقع دشوار و متناقض، به‌طور مؤثری رهبری کنند و به نحوی که همه طرف‌ها راضی باشند، به توافق برسند.

۱۰. تحسین عمومی

تحسین عمومی یا تقدیر عمومی از عملکرد یک کارمند یکی از موارد بسیار مؤثر در فن بیان مدیران است. با تحسین عمومی، مدیران می‌توانند از کارمندان خود تشکر کنند و موفقیت‌ها و دستاوردهای آنها را برجسته کنند. این عمل، به کارمندان احساس تحت تأثیر قرار گرفتن، قدردانی شده بودن و ارزشمند بودن می‌دهد. تحسین عمومی به مدیران کمک می‌کند روابط خوبی با کارمندان برقرار کنند، انگیزه و اعتماد به نفس کارمندان را افزایش دهند و باعث شده که کارمندان بهترین خود را در ارائه عملکرد بیاورند.

۱۱. ارائه هدف مشترک

یکی از وظایف اساسی مدیران ، ارائه هدف مشترک به تیم خود است. با ارائه هدف مشترک، مدیران می‌توانند تعهد و انگیزه تیم را تقویت کنند و اعضای تیم را به سمت یک هدف مشترک همگام کنند. هدف مشترک باید مرتبط، الهام بخش و محرک باشد و بتواند تیم را به عمل بهتر و بهبود پایدار سازمانی هدایت کند. مدیران باید این هدف را به صورت واضح و قابل فهمی بیان کنند و توانایی تفکر استراتژیک در تعیین و ارائه هدف مشترک را داشته باشند.

۱۲. صداقت با کارمندان

صداقت  با کارمندان نیز یکی از جنبه‌های حیاتی فن بیان مدیران است. مدیران باید توانایی بیان واقعیت‌ها، مشکلات و چالش‌های سازمانی را داشته باشند، در عین حال، با احترام به کارمندان و توجه به نیازهای روانی و احساسی آنها. صداقت در بیان دشواری‌ها و روشن کردن وضعیت، به کارمندان اعتماد می‌بخشد و باعث افزایش شفافیت و بهبود روابط سازمانی می‌شود. این درازمدت باعث ایجاد فرهنگ سازمانی با صداقت و اعتماد متقابل می‌شود.

نحوه درخواست کردن از کارمندان

۱. استفاده از زبان مودبانه و دوستانه: هنگامی که قصد درخواست کردن از کارمندان را دارید، از زبانی مودبانه و دوستانه استفاده کنید. به جای استفاده از جملات امری مثل “باید این کار را انجام دهید”، از عباراتی مانند “آیا ممکن است این کار را انجام دهید؟” یا “لطف می‌کنید این کار را انجام دهید؟” استفاده کنید. این روش باعث می‌شود که درخواست شما به نرمی و با توجه به نیازها و توانمندی‌های کارمندان ارائه شود.

۲. بیان دلایل و توضیحات: هنگامی که از کارمندان درخواستی دارید، توجه کنید که به طور موجه دلایل و توضیحات خود را بیان کنید. اگر به کارمندان توضیح دهید که چرا این درخواست مهم است و چگونه به تحقق هدف‌های سازمانی کمک می‌کند، احتمالاً آنها بیشتر تمایل خواهند داشت تا درخواست شما را برآورده کنند.

۳. بیان اهمیت کارمندان: درخواست خود را به شکلی بیان کنید که به کارمندان نشان دهید چقدر  او برای شما و سازمان اهمیت دارد. برجسته کنید که تلاش‌ها و مشارکت کارمندان در انجام این درخواست به موفقیت و پیشرفت سازمان کمک می‌کند. به کارمندان نشان دهید که همکاری آنها قدردانی می‌شود و ارزشمند است.

۴. استفاده از پرسش‌ها و مطرح کردن دیدگاه کارمندان: یک روش مؤثر برای درخواست از کارمندان، پرسیدن سوالات و مطرح کردن دیدگاه آنها است. می‌توانید از پرسش‌هایی مانند “نظر شما درباره این کار چیست؟” یا “چه راهکاری را پیشنهاد می‌دهید؟” استفاده کنید. این روش، از شرکت کارمندان در تصمیم‌گیری‌ها و ایجاد احساس مشارکت استفاده می‌کند.

نحوه تذکر دادن به کارمندان

۱. استفاده از زبان مودبانه و احترام آمیز: هنگامی که قصد تذکر دادن به کارمندان را دارید، از زبانی مودبانه و احترام آمیز استفاده کنید. مثلاً به جای استفاده از جملاتی مانند “شما باید این کار را نکنید”، از عباراتی مانند “آیا ممکن است این کار را دیگر انجام ندهید؟” یا “آیا توجه داشته باشید که این کار را نباید انجام دهید؟” استفاده کنید. این روش باعث می‌شود که تذکر شما به نرمی و با حفظ احترام نسبت به کارمندان ارائه شود.

۲. بیان دلایل و عواقب: هنگامی که تذکر می‌دهید، بیان دلایل و عواقب ترکیبی موثر است. توضیح دهید که چرا این تذکر ضروری است و چگونه انجام آن می‌تواند بهبود یا تغییر موقعیت را به همراه داشته باشد. توضیح دادن دلایل و عواقب، به کارمندان کمک می‌کند تا درک عمیق‌تری از مسئله پیدا کنند و با تذکر خود موافقت کنند.

۳. بیان انتظارات بلندمدت: ضمن ارائه تذکر، از کارمندان بخواهید که به انتظارات بلندمدت شما پاسخ دهند. این امر به کارمندان نشان می‌دهد که شما به توانمندی‌هایشان و توانایی بهبود دارایی‌هایشان اعتقاد دارید. مثلاً می‌توانید بگویید “آیا موافق هستید که از این به بعد به این نکته توجه کنید تا بتوانیم بهبودی را در کیفیت کار ایجاد کنیم؟”

۴. بهبود فرصت‌های آموزشی: پس از تذکر دادن، از کارمندان بپرسید که آیا نیاز به هرگونه آموزش برای بهبود عملکردشان دارند. این روش، نشان می‌دهد که شما از پتانسیل رشد و پیشرفت کارمندانتان اطلاع دارید و آماده به کمک بهبود عملکرد آنها هستید.

۵. ارائه راهکارها و پشتیبانی: همراه با تذکر، راهکارهایی برای بهبود وضعیت را ارائه کنید و اعلام آمادگی خود برای پشتیبانی در انجام تغییرات و بهبودها به کارمندان کنید. این نشان می‌دهد که شما به ارزش کارمندان اهمیت می‌دهید و در ارتقای آنها تمایل دارید.

آموزش فن بیان

در این مقاله به فن‌ بیان مدیران پرداخیتم پرداختیم. اگر علاوه بر این موضوع می خواهید فن‌بیان عمومی خود را بهبود دهید می توانید مقاله “آموزش فن بیان” را مطالعه کنید. در این مقاله بهترین تمرین ها برای بهبود فن‌بیان، معرفی شده‌ است.